Comment créer un programme de reconnaissance réussi

Aimeriez-vous mettre sur pied un programme de reconnaissance qui fera en sorte que vos employés se sentiront appréciés, engagés, et motivés à atteindre leur plein potentiel ? Vous souhaitez créer une initiative qui aura un impact mesurable sur les retombées de votre entreprise, mais ne savez pas par où commencer? Vous aimeriez comprendre quels sont les éléments qui font d’un programme de reconnaissance une réussite, plutôt qu’un échec?

Cet article répondra à toutes ces questions. Vous y découvrirez une formule en 4 étapes pour créer un programme de reconnaissance performant, qui a un impact réel sur vos employés. Allons-y !

1. Définissez une stratégie, pour un programme de reconnaissance réussi

Avant de bâtir votre programme de reconnaissance, vous devez définir votre pourquoi. Quelles sont les raisons qui vous poussent à vous lancer dans ce type de projet ? Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre ? Voulez-vous augmenter l’engagement ? Renforcer vos valeurs d’entreprise ? Améliorer la productivité ? Accroître la rétention de vos meilleurs talents ?

Un programme de reconnaissance est un moyen de communiquer avec vos employés. Les objectifs de votre programme diront à vos employés quelles sont vos valeurs et vos aspirations. Déterminez (1) vos objectifs (2), les ressources opérationnelles et financières requises pour les atteindre, et (3) les indicateurs de performance pour en mesurer l’efficacité.

Quelques astuces pour une stratégie réussie :

• Alignez votre approche en reconnaissance avec les objectifs de l’entreprise. Quels comportements affecteront les résultats ? Quelle métrique changera grâce à votre programme ?
• Organisez de petits groupes de discussion pour évaluer vos pratiques de reconnaissance actuelles. Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce que les employés aimeraient voir changer ?
• Pensez à l’impact de votre stratégie sur la gestion de vos talents. Comment la reconnaissance pourrait-elle complémenter les évaluations de performance, les efforts de recrutement et les avantages ? Y aura-t-il des conflits avec d’autres programmes en cours ?
• Impliquez des gens de tous les départements, tels que les RH, la comptabilité, le légal et le marketing au moment d’élaborer votre stratégie. Puisque les récompenses peuvent impacter plusieurs départements, vous pourrez bénéficier de l’expertise de chacun pour votre projet. Par exemple, si vous décidez d’offrir des vacances comme récompense, les gestionnaires ainsi que les RH/comptabilité devraient en être informés. Si vous offrez des récompenses tangibles, la comptabilité et le département légal devraient être consultés pour connaître les implications sur les taxes.
• Établissez le budget à investir dans le programme. RPI recommande que les entreprises investissent entre 0.5 % et 3 % de la paie annuelle des employés dans un programme de reconnaissance et de récompenses. Selon le SHRM, les compagnies qui investissent 1 % ou plus des salaires en reconnaissance et récompenses basées sur les valeurs sont 3 fois plus susceptibles d’évaluer leur programme comme étant excellent.

Les organisations emploient une variété de programmes de reconnaissance, de formel (un programme structuré) à informel (gestes d’appréciation spontanés). Lesquels sont les plus communs ?

Selon une étude par WorldatWork, voici le top 5 :

1. Anniversaires de service – 72 %
2. Performance – 62 %
3. Reconnaissance spontanée – 55 %
4. Retraite – 46 %
5. Service à la clientèle – 34 %

Souvenez-vous que la reconnaissance n’est pas pareille pour tout le monde. Lorsque vous considérez ce qui convient à votre compagnie, assurez-vous que votre programme soit ancré dans votre mission et votre culture. Qu’est-ce qui vous différencie comme entreprise ? Ceci vous aidera à guider votre approche.

2. Structurer votre programme de reconnaissance

Maintenant que vous avez établi vos objectifs, examinez les différents éléments de design qui supporteront votre programme.

Définissez les critères

Cet élément est essentiel au succès de votre programme de reconnaissance ! En étant extrêmement clair sur les critères à rencontrer pour être admis garantit l’équité et la transparence de votre programme. Vous pouvez choisir de reconnaître en fonction de la performance des employés, des comportements et/ou de l’ancienneté.

Sélectionnez les participants

Qui sera éligible pour participer au programme de reconnaissance ? Le programme s’appliquera-t-il à l’ensemble des régions et des départements ? Est-ce strictement interne ou des parties externes (c’est-à-dire des clients) seraient-elles impliquées ? Quelle reconnaissance directionnelle sera offerte – descendante (de patron à employé), entre pairs, ascendante (d’employé à patron), ou une combinaison ?

Attribuez les rôles

Décidez qui administrera le programme. Allouerez-vous un employé interne tel un coordonnateur des ressources humaines pour le gérer ou embaucherez-vous une personne à l’externe ? Qui veille au respect du protocole ? Qui sera le principal point de contact pour les employés ? Toutes ces questions doivent être répondues à l’avance.

Déterminez la visibilité des reconnaissances

Décidez si une reconnaissance publique ou privée convient le mieux à votre organisation. Les préférences de reconnaissance peuvent varier selon les équipes et les individus. Certains membres de l’équipe peuvent apprécier recevoir des éloges sur une plateforme publique comme Célébration, tandis que d’autres peuvent préférer un courriel privé pour souligner leur succès. Les programmes réussis permettent la flexibilité et le choix selon les participants.

Définissez les types de reconnaissance et de récompenses

Comme mentionné ci-dessus, les approches formelles et informelles doivent être évaluées, ainsi que divers types de récompenses. Vous pouvez choisir d’offrir des récompenses simples, mais efficaces ; des certificats, des trophées, des déjeuners, des points, des jours de congés supplémentaires ou des cadeaux.

Gardez en tête que les récompenses financières n’ont pas toujours le plus d’impact, alors considérez un mélange. Des mots sincères à propos de la valeur d’une personne peuvent être perçus comme étant encore plus significatifs à long terme que l’argent.

3. Lancez votre programme de reconnaissance

La façon dont vous communiquerez et mettrez en œuvre votre nouveau programme de reconnaissance au sein de votre organisation jouera un grand rôle dans son adoption. La clarté, la créativité et la visibilité sont essentielles. L’objectif est de s’assurer que votre équipe ait une compréhension complète de chaque aspect de votre programme (le qui, quoi, où, comment et pourquoi), ainsi que la manière d’accéder aux ressources nécessaires. Le lancement est l’occasion de créer une empreinte sur votre organisation. Cette impression passera-t-elle inaperçue ou sera-t-elle inspirante ?

Lorsque bien exécuté, le déploiement suscite l’enthousiasme et inspire la participation de l’équipe. Au moment de lancer votre programme de reconnaissance, tenez compte de ces directives :

Soyez transparent

Les résultats souhaités que vous avez identifiés à l’étape 1 seront bénéfiques non seulement pour l’organisation, mais également pour les membres de l’équipe eux-mêmes. Soyez clair et ouvert sur les raisons pour lesquelles vous lancez cette nouvelle initiative et informez vos employés de vos objectifs. Utilisez l’idée du « What’s in it for me » pour créer une stratégie d’approbation et de connexion aux avantages individuels. Partagez les critères que vous avez définis à l’étape 2 : décrivez clairement les comportements qui seront reconnus et pourquoi.

Priorisez la simplicité

Peu de gens ont le temps ou la patience de lire des instructions volumineuses, surtout si elles soulèvent plus de questions. Créez des documents clairs et faciles à comprendre sur le fonctionnement du programme. Essayez de tester ces références avec un petit groupe pour vous assurer qu’elles sont intuitives et compréhensibles pour l’ensemble du groupe.

Assurez la visibilité de l’information

Ce que les gens voient encore et encore, ils s’en souviendront. Lorsque vous partagez des documents, pensez à l’endroit et à la manière dont les membres de votre équipe interagissent le plus souvent. À quels sites/documents partagés accèdent-ils fréquemment ? Réfléchissez à la manière d’intégrer la nouvelle initiative dans votre culture et votre vie quotidienne.

Élaborez une image de marque pour votre programme

Collaborez avec votre équipe marketing/communication pour donner au programme sa propre identité au sein de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un nom créatif, d’un logo mémorable ou d’un style de communication unique, tirez parti de votre créativité collective. Vous pouvez décider d’organiser une soirée de lancement, d’organiser un concours de conception d’affiches ou de choisir une chanson thème. Efforcez-vous de créer une association positive et passionnante avec cette nouvelle marque.

Formez vos gestionnaires sur la reconnaissance

La sincérité, la personnalisation, la précision et la structure font la différence entre la résonance et la dissonance lorsque vous offrez de l’appréciation ou des éloges. La reconnaissance est rapidement affaiblie (ainsi que la confiance) si elle n’est pas livrée de la bonne manière, le chemin pour regagner cette confiance est long et difficile. Formez vos gestionnaires et votre équipe en stratégie de reconnaissance, telles que celles proposées dans le programme Orange.

Créez des champions

Pensez à la manière dont les gestionnaires et les influenceurs peuvent susciter l’enthousiasme autour du programme. Quels sont les leaders/membres de l’équipe au cœur de votre culture ? Qui montre un intérêt immédiat et une connaissance du programme ? Ont-ils l’habitude d’influencer positivement leurs pairs en matière de gestion du changement ? Faites appel à ces champions pour promouvoir le programme. Célébrez et faites connaître ceux qui sont honorés dans votre nouveau programme et développez organiquement une équipe de supporters.

4. Mesurez la performance de votre programme de reconnaissance

Mesurez la performance du programme par rapport aux objectifs que vous avez définis à l’étape 1 est essentiel pour déterminer votre retour sur investissement et inspirer confiance dans le programme. L’objectif dans cette dernière étape est d’identifier comment évaluer le succès du programme grâce à des indicateurs de performance tangibles.

Examinez la traction et la participation

Le premier indicateur permettant d’évaluer les résultats financiers est le degré d’implication des personnes dans votre programme. Assurez-vous de disposer d’un moyen de suivre les mesures de reconnaissance qualitatives et quantitatives. Voici 10 exemples :

1. # de reconnaissants sur une période
2. # de personnes reconnues
3. # de reconnaissances
4. # d’électeurs (programme de récompenses)
5. # de départements reconnus
6. # de points/récompenses attribués
7. % de managers engagés (ex. nombre de gestionnaires qui ont reconnu le mois dernier/total des gestionnaires)
8. Qualité de la reconnaissance (« Bon travail » par opposition à noter l’action + bénéfice)
9. Raisons de la reconnaissance
10. Note de satisfaction du programme (d’après les commentaires des employés ci-dessous)

Déterminez le bon outil pour votre programme de reconnaissance

En définissant la stratégie de l’étape 1, identifiez la mesure la plus efficace pour mesurer les résultats souhaités. Par exemple, si votre objectif de reconnaissance est d’améliorer le service client, vous pouvez utiliser le « Net Promoter Score » comme l’un de vos outils. D’autres mesures peuvent être les scores d’engagement des employés, le roulement du personnel ou les tendances dans les évaluations des performances des employés.

Évaluez la performance de votre programme et adaptez-le au besoin

Les métriques fournissent des informations, tout comme les commentaires directs de vos employés. Saisissez l’occasion de combiner les chiffres avec des conversations réelles en demandant à vos employés de donner leurs impressions sur leur nouveau programme de reconnaissance. Menez des sondages, organisez des groupes de discussion et échangez sur les impressions recueillies. Qu’est-ce qu’ils aiment et apprécient ? Qu’est-ce qui peut être amélioré ? Adaptez votre programme en conséquence des informations retenues.

La création d’un puissant programme de reconnaissance n’est pas le fruit du hasard. C’est le produit d’une prise de décision réfléchie avec le bon plan. En suivant la formule ci-dessus, vous avez un guide sur la façon d’aborder un design gagnant et une image de la façon dont les éléments de reconnaissance s’emboîtent. Maintenant, il est temps de créer quelque chose de génial !