Cadeaux employés : comprendre les règles fiscales du Canada et du Québec

Offrir des cadeaux aux employés est une manière réfléchie de reconnaître leur travail acharné et leur dévouement. Cependant, pour garantir la conformité fiscale, il est essentiel de bien comprendre les règles entourant ces cadeaux. Voici un guide pratique pour aider les professionnels des RH à naviguer à travers les règles fiscales canadiennes et québécoises concernant les cadeaux aux salariés.

Notez que cet article a été validé par une firme pour assurer son exactitude. Cependant, compte tenu de la complexité des régulations fiscales, il est toujours préférable de consulter un expert pour vous assurer que vous respectez toutes les règles en vigueur.

Commençons par bien définir les termes qui seront utilisés tout au long de l’article afin de bien comprendre les distinctions :

Qu’est-ce qu’un cadeau ?

Un cadeau est quelque chose que vous offrez à un employé lors d’une occasion spéciale telle qu’un anniversaire, un mariage, la naissance d’un enfant ou encore une fête religieuse.

Qu’est-ce qu’une récompense ?

Une récompense est attribuée pour reconnaître des accomplissements professionnels, comme l’atteinte d’un certain nombre d’années de service ou la proposition d’idées constructives. Elle vise à valoriser la contribution générale d’un employé dans l’entreprise, plutôt qu’à évaluer sa performance individuelle.

Qu’est-ce qu’une reconnaissance ?

Une reconnaissance, selon l’ARC, est prodiguée pour des raisons liées au rendement et à la performance d’un employé.

Qu’est-ce qu’un cadeau ou une récompense en nature ?

Un cadeau en nature, selon les gouvernements du Québec et du Canada, se réfère à tout avantage, récompense ou présent offert à un employé sous une forme autre que monétaire. Cela peut inclure des biens ou services, comme des billets de spectacle, des articles électroniques, des séjours en hôtel, etc. Ces présents sont souvent donnés pour marquer des années de service ou célébrer des événements spéciaux.

Qu’est-ce qu’un cadeau ou une récompense en quasi-espèces

Selon les régulations fiscales canadiennes, cela se réfère à des éléments qui, bien que n’étant pas de l’argent liquide, peuvent être facilement convertis en espèces. Cela inclut notamment : les chèques-cadeaux, les bons d’achat, les cartes-cadeaux qui ne remplissent pas toutes les conditions, les cartes prépayées et délivrées par une institution financière à certains réseaux de paiement (ex. Mastercard, Visa, etc.) ainsi que la monnaie numérique (cryptomonnaie).

Le taux d’imposition sur ces récompenses varie selon la nature et le contexte dans lequel elles sont offertes. Par exemple, un bon d’achat qui peut être facilement converti en bien ou service, de la même manière que l’argent comptant sera imposable. Mais une carte-cadeau qui respecte les bonnes conditions et le bon contexte — que nous verrons plus bas — sera elle considérée comme non imposable.

Règles fiscales pour les cadeaux et les récompenses au Canada

1. Les cadeaux en nature jusqu’à une valeur totale de 500 $ par année ne sont pas imposables. Si la valeur totale dépasse 500 $, l’excédent est imposable. Par exemple, si un employé reçoit un cadeau en nature d’un montant de 600 $, 100 $ seront imposables.
2. Tout cadeau ou récompense en espèces est toujours imposable, quelle que soit la valeur. Par exemple, un chèque-cadeau de 50 $ est entièrement imposable.
3. Les récompenses pour années de service offertes tous les cinq ans ne sont pas imposables jusqu’à une valeur de 500 $. Si le montant dépasse 500 $, l’excédent est imposable. Par exemple, une récompense pour 10 ans de service d’une valeur de 700 $ signifie que 200 $ sont imposables.
4. Limite de cadeaux et récompenses : Les limites de 500 $ pour les cadeaux en nature ou en quasi-espèces, lorsqu’ils respectent certaines conditions, et les récompenses sont indépendantes l’une de l’autre. Par conséquent, un employé peut recevoir jusqu’à 1 000 $ non imposables en cadeaux chaque année, à condition que les critères spécifiques à chaque catégorie soient respectés.

Certains éléments peuvent être exclus de votre limite de 500 $ notamment :

• Les articles de faible valeur tels que du café, du thé, des tasses, des plaques, des trophées, etc.
• Les cadeaux et récompenses offerts en tirage au sort
• Les cadeaux et récompenses offerts en loteries
• Les programmes de points fidélité ou récompenses.
• Les événements sociaux

5. Tous cadeaux ou récompenses en nature associée à la performance au travail ou au rendement d’un employé constituent un avantage imposable.
6. Au Fédérale, les cartes-cadeaux sont non imposables si elles sont considérées comme non monétaires. Pour cela, elles doivent répondre à certaines conditions :

• Les cartes-cadeaux doivent avoir un solde en argent utilisable uniquement chez un seul détaillant (ou un groupe de détaillants identifiés).
• Elles ne doivent pas être convertibles en espèces.
• L’employeur doit tenir un registre content certaines informations, notamment le nom de l’employé, la date de remise, la raison, le type et le montant de la carte, ainsi que le nom du ou des détaillants.

Si toutes ces conditions sont remplies, la carte est un cadeau non monétaire ; sinon, elle est considérée comme un avantage en quasi espèces et doit être traitée comme tel.

En comprenant et en appliquant correctement ces règles fiscales, les employeurs peuvent offrir des cadeaux et des récompenses de manière réfléchie tout en respectant les exigences légales. Cela permet de maintenir une relation positive avec les employés tout en assurant la conformité fiscale.

Exemples concrets pour les cadeaux d’employés au Canada

Cadeaux et récompenses pour années de service

Scénario A : Un employé célèbre ses 10 ans de service dans votre entreprise et, pour le récompenser, vous choisissez de lui offrir une carte-cadeau de 1 000 $ dans son restaurant favori. Bien que cette carte soit considérée comme un cadeau non monétaire selon les critères établis, le montant dépasse la limite de 500 $ autorisée pour les récompenses. Par conséquent, 500 $ seront imposables pour l’employé, en fonction de son taux d’imposition.

Note : Pour connaître le taux d’imposition d’un employé, il faut consulter ses informations fiscales, généralement disponibles sur sa fiche de paie ou ses déclarations de revenus. Le taux d’imposition dépend de plusieurs facteurs, tels que le revenu total annuel et la province de résidence.

Scénario B : Une employée célèbre ses 5 ans de service dans votre entreprise. Pour marquer cette occasion spéciale, vous décidez de lui offrir une carte-cadeau de 200 $ valable dans une librairie locale. Comme cette carte-cadeau est destinée à une occasion spéciale, qu’elle n’est pas convertible en argent et que la valeur totale des cadeaux et récompenses pour l’année ne dépasse pas 500 $, elle n’est pas imposable pour l’employée.

Cadeaux pour un événement de vie de l’employé

Scénario A : Pour célébrer l’anniversaire de votre employé passionné de golf, vous choisissez de lui offrir une boîte de balles d’une valeur de 50 $. Comme ce cadeau est en nature et reste bien en dessous de la limite de 500 $ autorisée, il sera entièrement non imposable.

Scénario B : Une de vos employées vient de donner naissance à son premier enfant. Pour la féliciter, vous lui offrez un ensemble de cadeaux comprenant divers produits pour le bébé et la maman, d’une valeur totale de 700 $. Comme ce montant dépasse la limite de 500 $, l’employée devra payer des impôts sur les 200 $ excédentaires.

Récompenses liées à la contribution de l’employé

Scénario A : Un employé reçoit un forfait spa et massage pour deux personnes, d’une valeur de 1 000 $, en reconnaissance de ses performances exceptionnelles en ventes annuelles. Selon la réglementation de l’ARC, ce montant est entièrement imposable.

Scénario B : Un gestionnaire choisit de récompenser l’une de ses employées pour la remercier de sa contribution à l’entreprise au cours de l’année en lui offrant une machine à café d’une valeur de 150 $. Étant donné que cette récompense n’est pas directement liée à une performance et que sa valeur est inférieure au seuil autorisé, elle sera non imposable pour l’employée.

Règles fiscales pour les cadeaux et les récompenses au Québec

Chaque province au Canada a ses propres règlements fiscaux concernant les cadeaux et les récompenses aux employés. Les règles au Québec sont similaires à celles du gouvernement fédéral. En voici un aperçu.

1. Cadeaux et récompenses non imposables: La valeur totale des cadeaux et récompenses non imposables est de 500 $, taxes incluses, par année civile. Si le montant total dépasse 500 $, l’excédent est imposable.
2. Cadeaux et récompenses en espèce : Les cadeaux et récompenses en espèces (comme les cartes de crédit prépayées) sont toujours imposables.
3. Récompenses pour années de service: Les récompenses pour années de service sont non imposables jusqu’à une valeur de 500 $ si elles sont offertes à des intervalles d’au moins cinq ans. Comme pour le reste du Canada, si la valeur dépasse 500 $, l’excédent est imposable.
4. Le montant maximal non imposable accordé pour les cadeaux et récompenses à un employé ne peut excéder 1 000 $ par année, réparti en 500 $ pour les cadeaux et 500 $ pour les récompenses.
5. Reconnaissance de prestation au travail : offrir une reconnaissance pour une performance exceptionnelle est entièrement imposable.
6. Bon cadeau, chèque-cadeau et carte-cadeau: Lorsqu’ils sont utilisés pour l’achat de biens ou de services chez un ou plusieurs commerçants, ces éléments ne sont pas considérés comme des cadeaux ou récompenses facilement convertibles en argent et ne sont donc pas imposables. Comme nous l’avons vu plus tôt, la carte-cadeau doit également répondre à certaines conditions précise pour être considérée non imposable.Au contraire, si la carte-cadeau, le chèque-cadeau ou le bon cadeau peut être facilement échangé contre de l’argent, il est alors considéré comme entièrement imposable.
7. Au Québec, comme au Canada, le coût des cadeaux et des récompenses est entièrement déductible du revenu de l’employeur, à condition qu’il soit raisonnable, même si ces cadeaux ou récompenses sont exonérés d’impôt pour les salariés jusqu’à un certain seuil. Les employés, quant à eux, doivent inclure dans leur revenu les montants excédentaires au-delà des seuils d’exemption.
8. La TPS et la TVQ des cadeaux et récompenses doivent être incluses dans le calcul de l’imposition à l’employée.

Exemples concrets pour les cadeaux d’employés au Québec

Cadeaux et récompenses pour années de service

Scénario A : Dans le cadre de votre programme de reconnaissance qui célèbre les employés tous les cinq ans, vous récompensez une employée pour ses 10 ans de service avec un kit de camping complet, d’une valeur de 900 $. Ce cadeau sera partiellement imposable, car pour une récompense liée aux années de service, les premiers 500 dollars sont non imposables, tandis que les 400 restants le sont.

Scénario B : Un employé reçoit un trophée commémoratif personnalisé avec son nom et le logo de l’entreprise en reconnaissance de ses années de service. Étant donné que le trophée est un souvenir de valeur symbolique, il n’est pas considéré comme un avantage imposable.

Récompenses liées à la contribution de l’employé

Scénario A : Pour célébrer la performance exceptionnelle en ventes d’une de vos employées, vous choisissez de lui offrir une visite avec dégustation dans son vignoble préféré, d’une valeur de 600 $. Comme la récompense est offerte en échange d’une prestation au travail, la totalité des 600 $ est imposable à l’employée

Scénario B : Vous venez de terminer un projet de longue durée avec des résultats exceptionnels. Pour récompenser votre équipe, vous décidez de leur offrir une carte-cadeau Amazon de 100 $. Étant donné que cette reconnaissance est directement liée à la performance au travail, la totalité de la carte-cadeau est imposable à vos employés, et ce, même si son montant est inférieur au seuil de 500 $ fixé pour les récompenses non imposables.

Cadeau pour des événements de vie de l’employé

Scénario A : Pour célébrer l’anniversaire d’une employée, vous décidez de lui offrir un coffret de produits de soins personnels, d’une valeur de 50 $. Vous remarquez toutefois que, au cours de l’année, cette même employée a reçu deux autres présents : un air fryer de 150 $ à Noël et une nuitée à l’hôtel de son choix, d’une valeur de 350 $, pour célébrer son mariage.

La valeur totale des présents reçus s’élève à 550 $ pour l’année. Étant donné que ce montant dépasse le seuil maximal autorisé par le gouvernement, l’employée devra payer des impôts sur son cadeau d’anniversaire.

Scénario B : Pour célébrer l’arrivée d’un nouvel enfant dans la famille d’un de vos employés, vous lui offrez un panier-cadeau rempli d’articles pour bébé d’une valeur de 200 $. Comme la valeur du cadeau est en dessous des 500 $ autorisés par la loi fiscale, l’employé ne devra pas payer d’impôts sur celui-ci.

Une note sur les événements sociaux

Saviez-vous que les événements que vous organisez en interne peuvent également influencer les impôts que vos employés doivent payer ?Top of FormBottom of Form

En effet, les coûts liés aux événements sociaux, tels que les fêtes de fin d’année, ne sont pas imposables tant qu’ils ne dépassent pas 150 $ par personne. Par exemple, si une fête de fin d’année coûte 200 $ par employé, les premiers 150 $ ne sont pas imposables, mais l’excédent de 50 $ l’est. Ainsi, dans le cas présent, à un taux d’imposition de 20 %, chaque employé devra payer 10 $ en impôts sur cet excédent.

En revanche, si l’entreprise organise un pique-nique d’été coûtant 80 $ par employé, ce montant ne sera pas imposable, car il est inférieur au seuil de 150 $.

Certaines conditions doivent toutefois être respectées pour qu’un événement ne soit pas imposable, notamment tous les employés doivent être invités et le nombre d’événements sociaux dans l’année ne doit pas dépasser 6.

Enfin, si vous offrez des cadeaux lors de ces événements, vous devrez également prendre considération les règles mentionnées dans cet article.

Conseils pratiques pour les professionnels des RH

Voici quelques astuces pour vous gérer efficacement les cadeaux aux employés et éviter les imprévus fiscaux afin d’offrir une expérience employé optimale.

4. Effectuer un suivi des cadeaux: Gardez une trace de tous les cadeaux, récompenses et reconnaissances offerts à chaque employé afin de surveiller leur statut et de ne pas dépasser le seuil imposable.
5. Assurez une communication claire: Assurez-vous que les employés comprennent quels cadeaux sont soumis à l’impôt afin d’éviter toute confusion et de préparer les déclarations fiscales de manière transparente.
6. Planifiez, planifiez et planifiez : Établissez un budget pour les cadeaux et les événements en laissant une marge pour les imprévus, afin de ne pas dépasser les seuils fiscaux tout en célébrant toutes les occasions importantes dans la vie de vos employés.
7. Consultez des experts: Collaborez avec une votre firme comptable pour garantir la conformité fiscale et une gestion budgétaire optimale.

En comprenant ces règles fiscales, les professionnels des RH peuvent célébrer les réalisations et les jalons de leurs employés tout en restant conformes aux lois fiscales canadiennes et québécoises. Reconnaître le travail acharné des salariés est important, et le faire correctement assure que tout le monde en profite sans surprises fiscales. Pour plus d’informations détaillées, consultez les guides de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec ou encore votre firme comptable.