Harmoniser la reconnaissance chez Olymel : du bureau au plancher

Olymel uniformise la reconnaissance des années de service et des départs à la retraite grâce à la plateforme Altrum. Le programme simplifie la gestion des invitations et des cadeaux, et offre aux équipes RH corporatives une vue d’ensemble en temps réel sur la participation de chaque établissement, permettant une expérience uniforme pour tous les employés, peu importe leur site ou leur rôle.

Olymel est chef de file canadien en production, transformation et distribution de viandes de porc et de volaille. Entreprise aux racines québécoises, elle emploie plus de 12 000 personnes à travers le pays. Avec une main-d’œuvre diversifiée répartie sur plusieurs établissements, Olymel fait face à des enjeux de gestion RH à la fois complexes et variés, notamment en ce qui concerne la reconnaissance des employés.

En 2019, Olymel constate une réalité problématique : chaque établissement célèbre les années de service à sa manière. Dans certains sites, elles sont reconnues de façon informelle, dans d’autres, elles ne le sont pas du tout. Cette disparité crée un sentiment d’iniquité entre les employés, selon l’usine où ils travaillent et le rôle qu’ils occupent. Face à cette situation, l’entreprise décide de faire appel à Altrum pour mettre en place un programme structuré et uniforme pour ses années de service et les départs à la retraite.

Le déploiement du programme implique plusieurs défis. D’abord, il faut standardiser les pratiques à travers tous les établissements afin que chaque employé bénéficie de la même reconnaissance, quel que soit son lieu de travail et son rôle. Ensuite, plusieurs employés en usine n’ont pas d’adresse courriel corporative et doivent donc recevoir leurs invitations sous forme de lettre papier. Enfin, avec des milliers d’employés et des jalons allant de 5 à 50 ans, l’équipe RH a besoin d’un outil capable de gérer ce volume tout en permettant aux établissements de participer activement à la gestion du programme.

Altrum a accompagné Olymel dans le déploiement d’un programme de reconnaissance des années de service structuré, soutenu par deux outils : la plateforme Célébration pour la gestion des cadeaux d’années de service, et la boutique Altrum pour la commande de plaques de retraite personnalisées.

Cadeaux d’années de service

Le programme de reconnaissance d’Olymel célèbre les employés à chaque tranche de 5 ans, dès la cinquième année de service jusqu’à la cinquantième. À la date de leur anniversaire, les employés reçoivent un courriel ou une lettre imprimée, selon la nature du poste, les invitant à choisir un cadeau dans une boutique Altrum dédiée, selon le budget prévu pour ce jalon. Chaque invitation est accompagnée d’un mot personnalisé signé par le président de l’entreprise, renforçant le caractère personnalisé de la reconnaissance.

Pour les jalons majeurs, comme le 25e et le 50e anniversaire, les employés reçoivent un cadeau Altrum et, à l’occasion du 25e anniversaire, une montre commémorative. À partir de 35 ans de service, un crédit à dépenser librement auprès de différents fournisseurs est ajouté.

Plaques de retraite personnalisées

Afin de souligner les départs à la retraite, Olymel remet une plaque commémorative personnalisée aux couleurs de l’entreprise. Grâce aux modèles préenregistrés et aux adresses sauvegardées, chaque commande se complète en quelques minutes. « En plus, le processus de création est super simple, on n’a qu’à envoyer nos images à Altrum et ils s’occupent de la mise à jour du modèle », mentionne Lorie Normandeau, conseillère en développement organisationnel.

*Chaque plaque Altrum est fabriquée dans notre usine du Québec.

Malgré la mise en place du programme d’années de service, Olymel se rend compte qu’un nombre important d’employés ne réclame pas son cadeau, principalement sur le plancher. Les raisons sont multiples : certains n’ont jamais été informés du programme, d’autres n’ont pas reçu leur lettre de la part de leur gestionnaire, certains l’ont tout simplement égarée… Bref, entre le corporatif, les gestionnaires et les employés de plancher, l’information peut facilement se perdre en chemin, faisant en sorte que certains employés ne bénéficient pas de leur reconnaissance.

Intégration de tableaux de bord et d’accompagnement de proximité

Pour remédier à la situation, Olymel collabore avec Altrum afin de reprendre contact avec les employés qui n’avaient pas réclamé leur cadeau.

Une fois les récompenses non-traitées, les deux équipes se mettent en mode solution pour éviter que la situation ne se reproduise. Olymel désigne un responsable de programme dans chaque usine, pas nécessairement un membre des RH, auquel Altrum attribue un accès dédié à la plateforme Célébration. Ce responsable peut ainsi suivre les célébrations et les commandes de son site, prolonger les dates de réception et réimprimer les lettres d’invitation en toute autonomie.

Altrum crée ensuite un tableau de bord pour l’équipe RH du bureau corporatif, leur offrant une vue en temps réel sur la participation de chaque site. Ainsi, si un établissement est moins actif, l’équipe peut rapidement faire les suivis nécessaires.

L’équipe d’Altrum soutient ce déploiement en offrant des formations adaptées aux responsables des sites, des démonstrations vidéo et un accès direct à une personne-ressource dédiée.

La collaboration entre Olymel et Altrum a permis à l’entreprise de :

• Standardiser la reconnaissance à l’échelle de l’organisation: tous les employés, peu importe leur établissement, bénéficient désormais du même programme structuré et équitable.
• Améliorer le taux de participation: grâce à un effort concerté de suivi mené conjointement avec l’équipe Altrum, Olymel a dépassé ses prévisions annuelles en récupérant des récompenses non réclamées des années antérieures.
• Obtenir taux de satisfaction élevé: lors d’un sondage interne, 64 % des directeurs se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits du programme de cadeaux d’années de service, et aucun n’a sélectionné la réponse « insatisfait ».
• Gagner en efficacité opérationnelle: commander une plaque de retraite prend environ cinq minutes grâce aux modèles préenregistrés et aux adresses sauvegardées. Le tableau de bord visuel de la plateforme permet au corporatif de suivre en temps réel les cadeaux non réclamés par établissement.
• Bénéficier d’un service client réactif et flexible: l’équipe Altrum, identifiée comme une personne ressource de confiance par les établissements, a facilité la gestion du changement et les suivis ponctuels. « C’est toujours facile d’adapter la formule à notre réalité aussi à l’interne », souligne Lorie.

La plateforme est simple à utiliser et très flexible. Les responsables dans nos usines peuvent gérer les invitations et les réclamations facilement, et nous avons une vue d’ensemble de la participation dans tous les sites. Et chaque fois qu’on a un besoin, l’équipe d’Altrum est rapide et proactive pour trouver une solution.

— Lorie Normandeau, conseillère en développement organisationnel chez Olymel.

Aujourd’hui, Olymel poursuit sa stratégie de reconnaissance en développant un programme plus global qui intégrera :

• La reconnaissance entre pairs
• La formation des gestionnaires à la reconnaissance non monétaire,
• La création de politiques et de procédures claires pour encadrer et uniformiser les pratiques à l’ensemble de l’organisation.
• Un webinaire interne pour renforcer l’autonomie des établissements sur la plateforme Célébration.

Olymel et Altrum continuent ainsi de construire ensemble une culture de reconnaissance qui dépasse les seuls jalons de carrière, pour toucher l’ensemble des interactions quotidiennes au travail.